Ți s-a întâmplat vreodată să soliciți un certificat constatator pentru bancă sau pentru o licitație și, când ai primit documentul, să ai o surpriză neplăcută? Fie numele administratorului era scris greșit, fie adresa sediului social apărea neschimbată, deși tu te-ai mutat de un an.

Un certificat constatator cu date eronate este practic inutil. Instituțiile îl vor respinge, iar contractele pot fi blocate.

În acest articol, îți explicăm de ce apar aceste situații și, cel mai important, care este procedura corectă de remediere în funcție de tipul erorii.

Pasul 1: Identifică sursa greșelii. Cine a greșit?

Înainte de a depune orice cerere, trebuie să înțelegi natura erorii, deoarece soluțiile sunt diferite:

A. Eroarea aparține Registrului Comerțului (ONRC)

Acestea se numesc "erori materiale".

• Exemplu: Tu ai depus actele corect, dar funcționarul a tastat greșit numele străzii, CNP-ul sau a omis o literă din denumirea firmei în baza de date.
• Soluția: Se depune o cerere de îndreptare erori materiale. De regulă, dacă greșeala este evidentă din documentele depuse anterior la dosar, această procedură este scutită de anumite taxe sau taxele sunt minime, deoarece vina nu îți aparține.

B. Datele sunt vechi (Vina este a firmei)

Aceasta nu este o "eroare" a registrului, ci o lipsă de actualizare. Certificatul constatator arată realitatea juridică actuală din baza de date. Dacă tu ai mutat sediul fizic, dar nu ai declarat mutarea juridic, certificatul va arăta vechea adresă.

• Exemplu: Ți-a expirat mandatul de administrator, ai schimbat asociații sau ai adăugat un cod CAEN nou, dar nu ai înregistrat mențiunea.
• Soluția: Trebuie să depui un dosar de înregistrare mențiuni.

De ce este periculos să ignori datele greșite?

Mulți antreprenori sunt tentați să spună: "Lasă că merge și așa, e doar o literă greșită" sau "Știu ei că m-am mutat". În realitate, consecințele pot fi serioase:

• 🚩 Blocaje Bancare: Băncile au sisteme stricte de KYC (Know Your Customer). Dacă datele din actul constitutiv nu bat cu cele din certificatul constatator, conturile pot fi blocate.
• 🚩 Amenzi: Legea prevede termene stricte (de obicei 15 zile) pentru declararea modificărilor în structura firmei.
• 🚩 Pierderea Licitațiilor: În achizițiile publice, orice inadvertență în documente duce la descalificarea automată.
• 🚩 Nulitatea Actelor: Un contract semnat de un administrator al cărui mandat apare expirat în certificat poate fi contestat ușor în instanță.

Cum corectezi datele? Procedura explicată

Situația 1: Corectarea Erorilor Materiale (Greșeala ONRC)

Dacă observi o greșeală de scriere imediat după eliberarea actelor, trebuie să acționezi rapid. Procedura presupune completarea unei cereri specifice prin care soliciți corectarea înregistrării conform actelor aflate deja la dosar. Nu trebuie să aduci documente noi, ci doar să indici unde este greșeala funcționarului.

Situația 2: Actualizarea Datelor (Mențiuni)

Dacă datele sunt greșite pentru că s-a schimbat realitatea firmei, procedura este mai complexă și presupune un dosar de mențiune. Acesta poate include, după caz:

• Decizia Asociatului Unic sau Hotărârea AGA.
• Actul Constitutiv Actualizat.
• Contracte de comodat/închiriere (pentru sedii).
• Dovezi ale plății taxelor de registru.

Sfat Depus.ro: O mențiune la Registrul Comerțului durează, în medie, 3-4 zile lucrătoare. Nu aștepta până în ultimul moment!

Cum te poate ajuta Depus.ro?

Birocrația rectificărilor poate fi frustrantă. Uneori e greu să îți dai seama dacă e nevoie de o simplă corectură sau de o mențiune complexă. La Depus.ro, ne ocupăm noi de tot procesul:

• ✅ Analizăm situația: Verificăm certificatul actual și ne spui ce nu corespunde.
• ✅ Identificăm procedura: Îți spunem dacă e o eroare materială sau o mențiune.
• ✅ Redactăm actele: Pregătim deciziile, cererile și actele adiționale necesare.
• ✅ Depunem dosarul: Online, rapid, fără să stai la cozi.

După ce modificarea este operată, îți scoatem un nou certificat constatator, curat și actualizat, gata de folosit.

Concluzie

Un certificat constatator corect este oglinda unei afaceri sănătoase și transparente. Dacă ai sesizat nereguli în documentele firmei tale, nu le ignora.

Ai date de actualizat sau erori de corectat? Nu te complica cu ghișeele.