Scenariul este clasic: Te duci la bancă să actualizezi datele firmei sau la notar pentru a semna un contract. Ai cu tine dosarul complet, inclusiv certificatul constatator scos acum două luni, pe care l-ai păstrat cu grijă.

Funcționarul se uită la dată și îți respinge dosarul: "Ne pare rău, certificatul este prea vechi. Avem nevoie de unul emis în ultimele 30 de zile."

Ești confuz și frustrat. Știi că nu ai schimbat nimic la firmă în ultimele luni. De ce nu mai este bun documentul?

În acest articol, lămurim o dată pentru totdeauna confuzia legată de valabilitatea certificatului constatator și diferența dintre ce spune legea și ce cer instituțiile.

Ce spune legea? (Teoria)

Din punct de vedere strict juridic, Certificatul Constatator NU are termen de expirare.

Spre deosebire de un buletin sau un pașaport, pe certificatul emis de ONRC nu vei găsi nicăieri scris "Valabil până la data de...".

Principiul Oglinzii: Certificatul constatator este o "fotografie" a stării firmei tale în momentul emiterii. El atestă că, la data și ora la care a fost generat, firma funcționa, avea sediul la adresa X și administratorul Y.

Legal, documentul este valabil atâta timp cât datele firmei nu se modifică. Dacă scoți un certificat azi și nu faci nicio modificare timp de 5 ani, acel certificat rămâne, tehnic, conform cu realitatea.

Ce cer instituțiile? (Practica)

Dacă legea nu impune un termen, de ce băncile, notarii și autoritățile cer certificate "proaspete"?

Răspunsul este simplu: Gestionarea Riscului.

Terții nu au de unde să știe dacă, de la data emiterii certificatului tău (acum 3 luni) și până azi, nu s-a întâmplat ceva grav cu firma:

• Poate firma a intrat în insolvență sau faliment săptămâna trecută.
• Poate asociații au schimbat administratorul.
• Poate sediul social a expirat.

Un certificat vechi de 3 luni nu poate garanta că firma este încă solvabilă astăzi. De aceea, instituțiile și-au creat propriile reguli interne de "valabilitate comercială".

Termenele uzuale de valabilitate pe piață

Deși nu sunt legi, aceste termene sunt reguli stricte pe care trebuie să le respecți dacă vrei ca dosarul tău să fie acceptat:

1. La Bancă: 30 de zile (uneori mai puțin)

Băncile sunt cele mai riguroase. Pentru deschideri de cont, credite sau actualizare KYC, majoritatea cer un certificat emis cu maxim 30 de zile în urmă. Unele bănci pot accepta și 3 luni pentru operațiuni minore, dar este rar.

2. La Notar: 1 - 3 zile (sau chiar în ziua semnării)

Notarii verifică legalitatea tranzacțiilor imobiliare sau a cesiunilor de părți sociale. Pentru siguranță maximă, mulți notari cer un certificat scos chiar în ziua semnării sau cu maxim 2-3 zile înainte.

3. Licitații Publice (SICAP): 30 de zile

În caietele de sarcini pentru achiziții publice, se specifică clar că documentele constatatoare trebuie să fie recente (de regulă, nu mai vechi de 30 de zile la data depunerii ofertei).

4. Fonduri Europene / Start-Up Nation

Ghidul solicitantului impune, de obicei, termenul standard de 30 de zile.

Certificatul Constatator vs. Certificatul Fiscal

Nu face confuzie între cele două!

• Certificatul de Atestare Fiscală (ANAF): Are o valabilitate scrisă clar pe el (de obicei 30 de zile de la emitere sau 90 de zile în anumite cazuri). Când expiră data de pe el, devine nul.
• Certificatul Constatator (ONRC): Nu are dată de expirare scrisă, dar își pierde "puterea de convingere" pe măsură ce trece timpul.

Cum obții rapid un certificat "proaspăt"?

Dacă ai fost întors de la ghișeu pentru că "actele sunt vechi", nu intra în panică. Nu trebuie să pierzi încă o zi pe drumuri la Registrul Comerțului.

Soluția modernă este obținerea certificatului online. Documentul digital (PDF semnat electronic) are aceeași valoare juridică precum cel cu ștampilă albastră de la ghișeu și este acceptat de:

• Toate băncile din România.
• Notari.
• Platformele de licitații.

Prin Depus.ro:

1. Completezi datele firmei (CUI sau Nume).
2. Plătești online securizat.
3. Primești certificatul actualizat pe email, gata de a fi trimis către bancă sau parteneri.

Concluzie

Deși, teoretic, certificatul constatator nu expiră niciodată, în practică el este un "produs perisabil". În lumea afacerilor, informația valorează ceva doar dacă este actuală.

Nu risca să pierzi un contract sau să fii refuzat la bancă pentru un document vechi.

Ai nevoie de un certificat constatator cu data de azi?