Tranzacțiile imobiliare (vânzarea sau cumpărarea de apartamente, terenuri, spații comerciale) sunt mult mai complexe atunci când implică o firmă (SRL) decât atunci când sunt făcute între persoane fizice. Dacă ai programat deja semnarea la notar, dar nu ai pregătit "dosarul juridic" al firmei, riști ca tranzacția să fie amânată sau chiar anulată.

Notarii publici au obligația legală de a verifica la sânge capacitatea firmei de a încheia acte juridice. Ei nu se bazează pe cuvântul administratorului, ci pe documente oficiale emise de Registrul Comerțului.

În acest articol, îți prezentăm lista documentelor obligatorii pe care trebuie să le ai la tine la notar și explicăm de ce Certificatul Constatator este piesa centrală a dosarului.

De ce este notarul atât de strict cu firmele?

Spre deosebire de o persoană fizică (care poate face ce vrea cu bunurile ei), o firmă este condusă de un Administrator care trebuie să acționeze în interesul asociaților. Notarul trebuie să se asigure de două lucruri critice:

1. Că firma există legal și administratorul este cine pretinde că este.
2. Că administratorul are puterea (dreptul) să semneze acel contract specific (să nu fie limitat prin statut).

Lista Actelor Necesare la Notar pentru SRL

Pe lângă actele de proprietate ale imobilului (titlu, cadastru, intabulare) și actele fiscale (certificat fiscal de la primărie), pentru partea societară vei avea nevoie de:

1. Certificatul Constatator (Valabil și Recent)

Acesta este documentul "cheie". Notarul îl solicită pentru a verifica:

• Identitatea Administratorului: Cine are drept de semnătură în numele firmei.
• Puterile Administratorului: Dacă în certificat, la rubrica "Puteri", apare mențiunea "puteri depline" sau dacă există limitări (ex: "nu poate înstrăina imobile fără acordul AGA").
• Starea Firmei: O firmă aflată în insolvență, dizolvare sau faliment NU poate vinde bunuri fără acordul lichidatorului judiciar.
• Sediu expirat: O firmă cu sediul expirat este considerată inactivă și nu poate încheia acte notariale valide.

Cât de vechi poate fi certificatul?
De regulă, notarii cer ca certificatul constatator să fie emis cu cel mult câteva zile înainte de semnare (uneori chiar în ziua respectivă), pentru a avea garanția că situația juridică nu s-a schimbat peste noapte.

2. Hotărârea AGA (Adunarea Generală a Asociaților)

Chiar dacă administratorul are puteri depline, pentru tranzacții importante (cum este vânzarea/cumpărarea unui imobil), majoritatea notarilor solicită o Hotărâre AGA specifică. Prin aceasta, asociații aprobă tranzacția, prețul și îl mandatează pe administrator să semneze.

Sfat: Datele din Hotărârea AGA trebuie să coincidă perfect cu cele din Certificatul Constatator (aceiași asociați, aceleași procente).

3. Actul Constitutiv (Copie)

Uneori este cerut pentru a verifica clauzele speciale privind mandatul administratorului.

4. Beneficiarul Real

Pentru tranzacții cu sume mari (peste 10.000 - 15.000 Euro), notarul are obligația de a raporta tranzacția conform Legii spălării banilor. De aceea, va solicita dovada Beneficiarului Real al firmei.

Ce se întâmplă dacă ai uitat Certificatul Constatator?

Teoretic, unii notari au acces la baza de date ONRC, dar acest acces este contra cost și nu funcționează întotdeauna instantaneu. Dacă sistemul lor nu merge sau notarul nu are acces direct, semnarea se blochează până aduci documentul.

Pentru a evita stresul în ziua semnării, cel mai sigur este să vii cu lecțiile făcute.

Soluția Rapidă: Obține documentul înainte de a pleca spre notariat

Nu trebuie să faci un drum în plus la Registrul Comerțului. Poți obține documentul necesar în format electronic, acceptat de orice notar din România.

Pe Depus.ro, procesul durează câteva minute:

• Comanzi Certificatul Constatator Online.
• Îl primești pe email (PDF semnat digital).
• Îl trimiți notarului pe email sau WhatsApp pentru redactarea contractului.

Concluzie

Tranzacțiile imobiliare pe firmă sunt riguroase. Asigură-te că administratorul are puteri depline și că "buletinul firmei" (constatatorul) este la zi. Un document de 50 de lei poate salva o tranzacție de sute de mii de euro.

Ai programare la notar? Nu merge nepregătit!
👉 Descarcă aici Certificatul Constatator acceptat la Notar